Ngày 17/05 vừa qua, chuyên mục Leaders’ Talk tại Kyanon Digital đã trở lại với chủ đề “Cách đặt mục tiêu với OKRs dành cho cấp quản lý” được chia sẻ bởi chị My Trần – Executive Assistant, CEO Office. Với sự tham gia của gần 20 quản lý và các thành viên chủ chốt từ các team, buổi chia sẻ đã diễn ra vô cùng sôi nổi.
Để giúp mọi người hiểu hơn về OKRs, nội dung được thảo luận và truyền tải với các phần chính bao gồm:
- Vì sao OKRs là một trong những công cụ đặt mục tiêu hiệu quả và phù hợp với các công ty startup?
- Cách đặt mục tiêu với OKRs.
- Thực hành đặt mục tiêu với OKRs.
- Những điều cần lưu ý khi thực hành đặt mục tiêu với OKRs.
1. Nếu Doanh Nghiệp Không Có Hệ Thống Quản Lý Mục Tiêu Hiệu Quả?
Việc quản lý mục tiêu hiệu quả sẽ giúp các đội nhóm trong doanh nghiệp tập trung hiệu quả vào mục tiêu của mình. Qua đó, mỗi tập thể nhỏ đều nhận thức được đóng góp của mình cho mục tiêu lớn của công ty. Nhờ vậy, mỗi cá nhân sẽ nắm rõ định hướng, mục tiêu cần đạt và có sự cam kết, trách nhiệm với công việc của mình. Bên cạnh đó là sự phối hợp, cũng như sự liên kết mục tiêu giữa các phòng ban với nhau. Khi mỗi cá nhân nhận thức được tầm nhìn mà công ty đang hướng đến, cũng như vai trò của mình trong tổ chức, mọi người có thể tạo nên một tập thể dám nghĩ dám làm.
Nếu việc quản lý mục tiêu của các phòng ban không hiệu quả sẽ làm cho các cá nhân không hiểu được tầm nhìn mà tổ chức hướng đến, mỗi đội nhóm sẽ chạy theo định hướng và mục tiêu riêng. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng thiếu sự gắn kết giữa các phòng ban và doanh nghiệp chưa thể tối ưu được nguồn lực.
2. Một Số Cách Thức Đặt Mục Tiêu Trên Thế Giới
Chị My Trần chia sẻ về cách đặt mục tiêu với OKRs dành cho đội ngũ quản lý
Cùng với sự phát triển theo thời gian, trước khi OKRs được áp dụng thành công với cách vận hành của Google, trên thế giới đã phổ biến nhiều cách đặt mục tiêu như Management By Objectives, mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T, KPIs, Balanced Scorecard,…
Khi những công ty startup chưa rõ định hướng dài hạn, OKRs sẽ giúp họ đặt ra những cột mốc ngắn hạn, mang tính thử thách để có thể phát triển đột phá trong tương lai gần hơn.
3. OKRs Là Gì?
OKRs gồm có 2 phần:
- O – Objectives (Mục tiêu): Thường không được thể hiện bằng con số, mà là mục tiêu mang tính định hướng và truyền cảm hứng cho các thành viên trong tổ chức.
- KRs – Key Results (Kết quả Chủ chốt): Những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu (objectives). “Key Results” thì cần cụ thể, có thể đo đếm được, đi kèm với mốc thời gian cần đạt được chúng.
Nếu “Objectives” thể hiện “đích đến” và thành quả chúng ta muốn làm được, thì “Key Results” thể hiện cho cách thức, cột mốc chúng ta cần hoàn thành để đi tới “đích đến” đó.
4. Đặc Điểm Và Lợi Ích Của OKRs
Lợi ích của OKRs xoay quanh các yếu tố sau:
- Focus (Sự tập trung): Doanh nghiệp chỉ ưu tiên những mục tiêu thật sự quan trọng và mang lại thay đổi có ý nghĩa cho công ty. Thông thường, một đội nhóm, tập thể sẽ có từ 3-5 mục tiêu, mỗi mục tiêu có từ 3-5 kết quả chủ chốt.
- Alignment (Sự liên kết): Kế hoạch của doanh nghiệp được lập ra theo 2 chiều: từ ban lãnh đạo đưa yêu cầu xuống cho các bộ phận (top down) và các bộ phận được đề xuất mục tiêu và kết quả chủ chốt của mình để đóng góp vào kết quả chung của tổ chức (bottom up).
Ngoài ra, để đạt được mục tiêu của mình và đóng góp cho kết quả chung của tổ chức, OKRs giúp tăng liên kết mục tiêu và kế hoạch thực hiện của các phòng ban với nhau. Theo đó, sự gắn kết giữa các phòng ban cũng được tăng lên.
- Commitment (Sự cam kết): Để có thể đo lường, nắm được tiến độ thực hiện kế hoạch giúp đạt mục tiêu thì sự cam kết của tập thể, cá nhân với công việc của mình là một kết quả tất yếu, vì họ biết được giá trị họ mang lại cho tổ chức, đồng thời đó cũng thể hiện sự phát triển, thành quả trong công việc của mỗi cá nhân.
- Transparency (Sự rõ ràng): Khi biết được mục tiêu của những phòng ban khác, mọi người sẽ biết được các bộ phận khác đang làm gì và tại sao họ lại làm những công việc đó. Việc này cũng thúc đẩy sự hỗ trợ, tin tưởng giữa các phòng ban.
- Stretch (Sự khao khát): Mục tiêu có tính thử thách và truyền cảm hứng sẽ kích thích sự nỗ lực của các cá nhân và tập thể trong tổ chức, giúp hoàn thành “bức tranh lớn” mà tổ chức đang vẽ ra.
5. Thực Hành Đặt Mục Tiêu OKRs
Các Archers thảo luận khi thực hành đặt mục tiêu với OKRs
Người tham gia được chia thành 3 nhóm. Đầu tiên, mỗi nhóm viết 3 “Objectives”. Tiếp theo các thành viên tiếp tục chọn ra 1 “Objective” để viết tiếp 3-5 “Key Results”. Sau mỗi hoạt động, các nhóm sẽ đóng góp ý kiến cho các nhóm còn lại.
Nhờ vậy, các anh chị được nhìn lại, phân tích những gì mình đã được học, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm, bài học của mình trong quá trình đặt OKRs cho Squad/dự án của mình.
6. Những Điều Cần Lưu Ý Khi Thực Hành OKRs
Trong quá trình triển khai OKRs, chúng ta thường mắc các lỗi sau:
- Mục tiêu chưa đủ thu hút, chưa đủ thử thách để kích hoạt sự sáng tạo của đội nhóm
- Mục tiêu quá cao, bất khả thi, không phù hợp với nguồn lực thực tế
- Chưa cân bằng giữa tính “kỳ vọng” và tính “cam kết” (tính “kỳ vọng” có thể là các mục tiêu, kết quả cần đạt quá cao với khả năng; tính “cam kết” có thể là mục tiêu, kết quả tối thiểu mà đội nhóm cần hoàn thành)
- Đặt nhiều hơn 3-5 mục tiêu trong 1 quý
- Các mục tiêu chưa liên kết với tầm nhìn, sứ mệnh, định hướng của công ty
- Thiếu sự điều chỉnh mục tiêu và kết quả chủ chốt trong quá trình theo dõi tiến độ của kế hoạch
- Thiếu sự phối hợp với các bộ phận khác, dẫn đến phòng ban đó chỉ làm theo định hướng riêng của mình
- Liên kết OKRs với mức thưởng theo KPIs
- Đặt mục tiêu và mong muốn có kết quả ngay lập tức
Để áp dụng OKRs thành công, doanh nghiệp cần:
- Sự hỗ trợ và cam kết của ban lãnh đạo
- Bộ phận quản lý được đào tạo và hiểu rõ cách triển khai OKRs
- Người quản lý hiểu rõ OKRs của phòng ban mình và của công ty
- Liên tục theo dõi tiến độ thực hiện OKRs để đánh giá và điều chỉnh OKRs cho phù hợp
Thông điệp cuối cùng mà chị My Trần dành cho tất cả mọi người đó là “Nghĩ lớn – Bắt đầu từ bước nhỏ – Hành động ngay”.
Ngoài ra, người tham gia có trải nghiệm học về OKRs vô cùng thú vị, mỗi câu trả lời của các thành viên đều được ghi điểm để tìm ra đội chiến thắng vào cuối buổi chia sẻ.
Các Archers tham gia đóng góp ý kiến sôi nổi trong buổi Leaders’ Talk
Trò chơi này đã giúp buổi học thêm phần sôi nổi, nhận được nhiều đóng góp ý kiến, góc nhìn của các anh chị quản lý về OKRs.
Đội ngũ quản lý tại Kyanon Digital tham gia Leader’s Talk
Buổi chia sẻ đã giúp các Archers cấp quản lý của Kyanon Digital hiểu rõ hơn về cách đặt mục tiêu với OKRs thông qua những kiến thức từ chị My Trần, chia sẻ của các anh chị tham gia, bài tập thực hành, các ví dụ OKRs thực tế tại Kyanon Digital và những lưu ý khi đặt mục tiêu với OKRs.
Theo dõi Kyanon Digital để cập nhật những thông tin mới nhất về Leaders’ Talk. Xem thêm các bài viết về Leaders’ Talk tại đây.
GIỚI THIỆU VỀ LEADERS’ TALK
Leaders’ Talk là một sự kiện đặc biệt được tổ chức hằng tháng dành cho đội ngũ quản lý tại Kyanon Digital nhằm nâng cao tinh thần học hỏi giữa các Archers. Tương ứng một trong 7 giá trị cốt lõi tại Kyanon Digital – “Craft”, cho thấy ngoài việc phát triển các kỹ năng chuyên môn về công nghệ, phát triển phần mềm, các Archers còn nỗ lực phát triển sức mạnh nội tại để đảm bảo luôn đạt được hiệu quả công việc và nâng cấp bản thân trong trạng thái tốt nhất có thể.
