Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống khi thông tin về một sản phẩm lại khác nhau hoàn toàn giữa các bộ phận trong công ty? Điều này không chỉ gây ra sự nhầm lẫn mà còn làm chậm quá trình kinh doanh. Giải pháp cho vấn đề này nằm ở Hệ thống Quản lý Dữ liệu Sản phẩm (Product Master Data Management).
Cùng Kyanon Digital tìm hiểu chi tiết về Product MDM và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp qua bài viết sau.
1. Product Master Data Management (MDM) là gì?
Product MDM hoạt động như một “nguồn thông tin tin cậy duy nhất” (single source of truth) về mọi thông tin liên quan đến sản phẩm, từ tên gọi, mô tả, hình ảnh cho đến giá cả và tồn kho. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và thống nhất của dữ liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót và mâu thuẫn trong quá trình quản lý sản phẩm.
Hệ thống quản lý dữ liệu tổng thể của sản phẩm hoạt động như một kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu liên quan đến sản phẩm, bao gồm thuộc tính, thông số kỹ thuật, giá cả, hình ảnh và mô tả.
Master data management cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, cho phép các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về sản phẩm của mình và đưa ra quyết định sáng suốt.
Product master data management liên quan đến việc sử dụng các công nghệ quản lý dữ liệu mạnh mẽ, chẳng hạn như:
- Phần mềm master data management
- Phần mềm tích hợp dữ liệu
- Giải pháp quản trị dữ liệu
- Công cụ chất lượng dữ liệu.
Những công cụ này giúp làm sạch, chuẩn hóa và làm phong phú dữ liệu sản phẩm, đảm bảo tính chính xác và phù hợp của dữ liệu.
Bằng cách triển khai hoạt động quản lý dữ liệu sản phẩm, các đơn vị doanh nghiệp có thể phá vỡ data silo, loại bỏ thông tin trùng lặp và không nhất quán, đồng thời thiết lập nền tảng đáng tin cậy cho các sáng kiến doanh nghiệp dựa trên nền tảng dữ liệu sẵn có.
2. Tầm quan trọng của quản lý thông tin sản phẩm
Quản lý thông tin tổng thể của sản phẩm đóng vai trò quan trọng đối với các tổ chức thuộc các ngành khác nhau. Hoạt động này đảm bảo tính chính xác, nhất quán và khả năng truy cập của dữ liệu, đây là những yếu tố chính thúc đẩy tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp.
Một trong những lý do chính khiến việc doanh nghiệp triển khai master data management trở nên quan trọng là khả năng cải thiện chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu. Dữ liệu sản phẩm không chính xác và không nhất quán có thể dẫn đến những sai sót tốn kém, chẳng hạn như sai giá, sai thông số kỹ thuật và mô tả sai lệch,… Những lỗi này có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, mất doanh thu và gây tổn hại đến danh tiếng của thương hiệu.
Bằng cách triển khai quản lý dữ liệu sản phẩm, các công ty có thể đảm bảo rằng dữ liệu sản phẩm của họ là chính xác, đầy đủ và được cập nhật kịp thời. Điều này giúp xây dựng niềm tin với khách hàng, cải thiện trải nghiệm tổng thể, tăng lòng trung thành của họ đối với thương hiệu.
Ngoài ra, master data management cho phép các tổ chức hợp lý hóa quy trình quản lý thông tin sản phẩm. Với kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu sản phẩm, các công ty có thể dễ dàng cập nhật, sửa đổi và phân phối thông tin trên nhiều hệ thống và kênh khác nhau. Việc hợp lý hóa các quy trình này giúp giảm bớt công đoạn thực hiện thủ công, tăng hiệu quả và đẩy nhanh thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường.
Hơn nữa, quản lý thông tin sản phẩm tốt cho phép các bộ phận liên quan làm việc cùng nhau một cách liền mạch, loại bỏ sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch. Sự hợp tác này giúp nâng cao năng suất, đưa ra quyết định nhanh hơn và cải thiện hiệu quả chung của đơn vị, doanh nghiệp.
Khi nói đến việc quản lý thông tin sản phẩm, các đơn vị, doanh nghiệp cần nhận thức rằng có rất nhiều loại thông tin khác nhau cần được xử lý, ví dụ như:
- Thuộc tính sản phẩm
- Thông số kỹ thuật
- Giá cả
- Hàng tồn kho
Mỗi giá trị đều đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin sản phẩm chính xác và phù hợp cho khách hàng.
Một số dữ liệu sản phẩm chính mà các đơn vị, doanh nghiệp nên tập trung quản lý:
- Product Attributes: bao gồm các chi tiết như kích thước, màu sắc, trọng lượng và các đặc điểm khác biệt của sản phẩm.
- Product Specifications: cung cấp thông tin về vật liệu, kích thước, tính năng và thông số kỹ thuật của sản phẩm.
- Pricing Information: theo dõi giá niêm yết, giảm giá, khuyến mãi và biến động giá trên các kênh sản phẩm khác nhau.
- Images and Descriptions: Nội dung trực quan và mô tả sản phẩm thông qua các chi tiết, đặc điểm nổi bật và các tính năng của sản phẩm.
- Availability and Inventory: Đảm bảo thông tin chính xác về mức tồn kho và tính sẵn có của sản phẩm.
- Compliance and Regulatory Data: Bao gồm các chứng nhận, tiêu chuẩn và thông tin quy định liên quan đến sản phẩm.
- Relationships and Associations: Theo dõi các sản phẩm liên quan, bán chéo, bán thêm và xây dựng các mối quan hệ phụ trợ.
- Customer Reviews and Ratings: Thu thập phản hồi và thứ hạng của từng sản phẩm mà khách hàng đánh giá.
- Sales and Performance Data: Ghi lại số liệu bán hàng, doanh thu và hiệu suất bán ra của sản phẩm để phân tích và đưa ra quyết định, chiến lược lâu dài.
- Historical Data: Theo dõi các thay đổi và cập nhật sản phẩm theo thời gian.
- Localization and Translation Data: Cung cấp nội dung đã dịch và thông tin số hóa cho thị trường toàn cầu. Bằng cách quản lý hiệu quả các loại dữ liệu sản phẩm này, các đơn vị, tổ chức có thể tối ưu hóa hoạt động và cung cấp trải nghiệm liền mạch cho khách hàng.
3. Những thách thức phổ biến trong quản lý dữ liệu sản phẩm
Song song với những lợi ích mà quản lý thông tin sản phẩm mang lại cho người dùng, việc doanh nghiệp triển khai và duy trì hệ thống quản lý thông tin sản phẩm cũng gặp phải những thách thức riêng. Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà các đơn vị, doanh nghiệp phải đối mặt trong việc quản lý dữ liệu sản phẩm hiệu quả.
3.1. Dữ liệu quá phức tạp
Dữ liệu sản phẩm có thể đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều thuộc tính, phân loại và phân cấp khác nhau,… Việc quản lý sự phức tạp này đòi hỏi một hệ thống quản lý dữ liệu mạnh mẽ có khả năng xử lý nhiều loại thông tin sản phẩm.
3.2. Khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu
Các đơn vị thường gặp khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu sản phẩm từ nhiều nguồn, đơn cử như:
- Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hệ thống ERP)
- Phần mềm Quản lý khách hàng (phần mềm CRM)
- Nền tảng thương mại điện tử
Đảm bảo tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch đóng vai trò quan trọng để duy trì tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
3.3. Thiếu quản trị dữ liệu
Việc thiết lập các chính sách và quy trình quản trị dữ liệu là điều cần thiết để duy trì chất lượng và bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc xác định và thực hiện các chính sách này một cách nhất quán trong toàn hệ thống.
3.4. Duy trì dữ liệu
Việc giữ cho dữ liệu sản phẩm luôn cập nhật và phù hợp là một thách thức đang diễn ra. Sản phẩm trải qua những thay đổi thường xuyên, đòi hỏi các tổ chức, đơn vị cập nhật thông số kỹ thuật, giá cả thường xuyên.
Việc quản lý những thay đổi này và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu sản phẩm đòi hỏi nguồn lực chuyên dụng và quy trình hiệu quả.
3.5. Đảm bảo bảo mật dữ liệu
Bảo vệ dữ liệu sản phẩm khỏi bị truy cập trái phép và duy trì trạng thái bảo mật dữ liệu là điều quan trọng đối với các đơn vị, tổ chức. Triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR là những thách thức chính trong việc quản lý dữ liệu sản phẩm.
4. Lợi ích khi đầu tư nền tảng quản lý thông tin sản phẩm phù hợp
Vượt qua những thách thức này, các tổ chức, đơn vị sẽ “gặt hái” được nhiều thành công và lợi ích từ việc quản lý dữ liệu sản phẩm. Những lợi ích cụ thể như sau.
Lợi ích của doanh nghiệp khi đầu tư nền tảng Product MDM
4.1. Cải thiện độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu
Một trong những lợi ích của việc triển khai quản lý thông tin sản phẩm là cải thiện độ chính xác và tính nhất quán của thông tin.
Bằng cách tập trung thông tin sản phẩm và thiết lập chính sách quản trị thông tin, các đơn vị, tổ chức doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng thông tin sản phẩm chính xác, cập nhật liên tục và nhất quán trên tất cả các hệ thống và kênh bán hàng.
Với giá trị thông tin sản phẩm được lưu trữ, các đơn vị, tổ chức có thể tránh được những sai sót chẳng hạn như định giá sai hoặc mô tả sản phẩm sai lệch. Điều này giúp xây dựng niềm tin với khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ. Đồng thời, điều này cũng làm giảm nguy cơ hoàn hàng và khiếu nại của khách hàng, từ đó làm tăng sự hài lòng và thái độ tín nhiệm của họ.
4.2. Quy trình quản lý thông tin sản phẩm được số hóa
Một ưu điểm đáng kể khác của master data management là hợp lý hóa quy trình quản lý thông tin sản phẩm. Với kho lưu trữ thông tin sản phẩm tập trung, các tổ chức có thể dễ dàng cập nhật, sửa đổi và phân phối thông tin trên nhiều hệ thống và kênh bán hàng khác nhau.
Việc hợp lý hóa các quy trình này giúp loại bỏ nhu cầu nhập thông tin thủ công và giảm nguy cơ xảy ra lỗi liên quan đến việc xử lý thông tin sản phẩm theo một cách thủ công. Bên cạnh đó, việc này cũng rút ngắn thời gian tiếp thị sản phẩm mới. Vì thông tin sản phẩm có thể được cập nhật và phân phối nhanh chóng trên tất cả các kênh liên quan. Bằng cách hợp lý hóa quy trình quản lý thông tin sản phẩm, các đơn vị, doanh nghiệp vận hành hiệu quả, cải thiện năng suất tổng thể, giúp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi và thúc đẩy quá trình đổi mới.
4.3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Việc triển khai quản lý thông tin sản phẩm có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí cho các tổ chức bằng cách loại bỏ thông tin trùng lặp và không nhất quán. Do đó, các tổ chức, đơn vị có thể tiết kiệm thời gian, công sức cần thiết cho việc chỉnh sửa và đối chiếu thông tin bằng thao tác thủ công.
Phần mềm quản lý thông tin sản phẩm cho phép các tổ chức tự động hóa quy trình quản lý thông tin, ví dụ như tích hợp, làm sạch và làm giàu thông tin. Việc tự động hóa này làm giảm nỗ lực thủ công và giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi của con người dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất.
Hơn nữa, với thông tin sản phẩm chính xác và cập nhật liên tục, các đơn vị có thể tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, lên chiến lược về giá và hoạt động của chuỗi cung ứng. Việc tối ưu hóa này giúp tiết kiệm chi phí, giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.
4.4. Tích hợp các hệ thống kinh doanh khác
Bằng cách sử dụng các công cụ tích hợp thông tin chuyên dụng, hệ thống quản lý thông tin sản phẩm có thể được tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác như phần mềm ERP, CRM. Sự tích hợp này cho phép trao đổi thông tin liền mạch giữa các hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy cập thông tin.
Hoạt động tích hợp các hệ thống kinh doanh khác giúp các tổ chức, đơn vị dễ dàng phân tích dữ liệu và hiểu sâu sắc về nhu cầu của khách hàng trên từng hệ thống kinh doanh. Từ đó hình thành và xây dựng các chiến dịch tiếp thị và quảng bá sản phẩm đến “mục tiêu đích” mà đơn vị, doanh nghiệp hướng tới.
Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc quản lý tổng thể thông tin sản phẩm là rất quan trọng, đặc biệt là các tổ chức, đơn vị muốn thực hiện hoạt động cạnh tranh. Việc khai thác master data management đòi hỏi sự chính xác, nhất quán thông tin để từ đó thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và đạt được tăng trưởng bền vững.
5. Kyanon Digital: Đối tác quản trị dữ liệu cho sự thành công của doanh nghiệp
Kyanon Digital đã khẳng định vị thế là một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực quản trị dữ liệu cho các doanh nghiệp. Với kinh nghiệm dày dặn và chuyên môn sâu rộng, Kyanon Digital cung cấp các giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dữ liệu,
Liên hệ Kyanon Digital ngay hôm nay để nhận tư vấn từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Data và Analytics.
