Ngày nay, xu hướng các công ty công nghệ sử dụng hình thức outsource phần mềm (software outsourcing) tại Việt Nam đang ngày càng phát triển mạnh mẽ nhờ tính hiệu quả mang lại và giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí. Theo báo cáo thị trường IT Việt Nam năm 2020 của TopDev, Bộ TT&TT công bố rằng, doanh thu công nghiệp phần mềm năm 2020 đạt 5 tỷ USD, tăng 500 triệu USD so với năm 2018. Ngành viễn thông tăng trưởng gần 19%, với sự đóng góp của 50.000 doanh nghiệp công nghệ. Công nghiệp công nghệ thông tin duy trì tăng trưởng 10%. Bên cạnh đó, dịch COVID-19 bùng phát dẫn đến tình trạng các developer phải chuyển sang hình thức làm việc remote tại nhà càng khiến cho xu hướng outsource phần mềm từ xa trở nên vô cùng phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu 10 tips giúp các remote developer tại Việt Nam giao tiếp hiệu quả trong quá trình làm việc qua bài viết sau đây.
1. Trao đổi thông tin với remote developer team
Khi nhận được đầy đủ thông tin dự án, các developer mới có thể nâng cao hiệu quả công việc, từ đó giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, các developer nội bộ của công ty và các remote developer cần nhận được lượng thông tin công việc như nhau. Phần lớn thông tin về dự án thường được lưu trữ dưới những hình thức dễ dàng tiếp cận như file tài liệu, trang tính, file hướng dẫn, file thuyết trình,… nhưng cách mỗi người tiếp nhận và xử lý thông tin là khác nhau. Việc các developer có thể chia sẻ kiến thức với nhau theo những cách nghĩ và trải nghiệm riêng của mỗi người cũng vô cùng quan trọng.
Để tìm ra giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng, các team có thể trao đổi với nhau kiến thức, thông tin đã học được không chỉ qua tài liệu, sách vở mà còn là những kiến thức thu thập được từ những buổi hỏi đáp, các buổi trò chuyện, các buổi đào tạo hoặc từ những buổi tech talk,… Bằng cách này, các developer sẽ đảm bảo nhận được đầy đủ thông tin, tiếp thu thêm nhiều kiến thức cần thiết và tránh lãng phí thời gian.
2. Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức
Các remote developer trao đổi, chia sẻ kiến thức càng nhiều sẽ càng giúp nâng cao hiệu quả công việc. Vì thế, cần khuyến khích mọi người thường xuyên trao đổi, chia sẻ kiến thức để cùng nhau nâng cao hiệu suất công việc.
Kyanon Digital đã tạo ra văn hóa chia sẻ giữa rất nhiều team developer với nhau, giúp mọi người ngày có một cái nhìn ngày càng đa chiều và học hỏi thêm được nhiều điều mới. Tại Kyanon Digital, mỗi tuần sẽ có một buổi Unconference được tổ chức với mục đích tạo ra một development center cho các developer có thể trao đổi, chia sẻ các kiến thức chuyên môn. Trong các buổi Unconference tại Kyanon Digital, ngoài sự tham gia của các developer nội bộ công ty còn có sự góp mặt của một số khách hàng hoặc đối tác. Mọi người cùng thảo luận về nhiều chủ đề thú vị và bổ ích với số lượng gần 50 thành viên tham gia mỗi tuần.
3. Tích hợp các thói quen coding
Trước khi bắt đầu thực hiện dự án, cần xác định trước thói quen trong cách code của các developer vì mỗi người có một thói quen code khác nhau. Có thể phân loại các thói quen đó dựa trên một số đặc điểm như: developer có comment về code của họ không, họ đã quen làm việc với cơ sở dữ liệu nào… Nhờ đó, công ty sử dụng hình thức outsource có thể đảm bảo các remote developer đáp ứng được đúng yêu cầu dự án đưa ra từ đầu.
4. Xây dựng niềm tin và mối quan hệ
Để đạt được mục tiêu hợp tác hiệu quả, cần tìm ra phương pháp liên lạc phù hợp với tất cả thành viên của remote developer team vì họ cũng quan trọng với công ty như các developer nội bộ.
Nếu không được chia sẻ đầy đủ thông tin về dự án, các developer sẽ khó có thể làm việc hiệu quả. Giả định trong Scrum framework cho thấy (một “bộ khung làm việc” cơ bản để tiếp cận những công việc phức tạp), các cuộc họp định kỳ sẽ giúp giải quyết những vấn đề trong giao tiếp.
Như tuyên ngôn Agile đã nêu: Cá nhân và sự tương tác hơn là quy trình và công cụ. Vì vậy, hãy linh hoạt. Yếu tố con người luôn được ưu tiên hàng đầu trong hành trình vươn đến đỉnh cao.
5. Đặt ra các quy tắc
Mọi người có thể dễ dàng đặt ra rất nhiều quy tắc, nhưng chỉ cần tuân theo một số điều cơ bản cũng đã giúp tạo nên hiệu quả khác biệt . Ví dụ, khi cần trao đổi công việc – chúng ta sẽ dùng email để gửi tài liệu, khi cần gửi tin nhắn cá nhân – ta có thể dùng các ứng dụng như Skype hoặc Slack, lên lịch cụ thể cho các buổi họp chúng ta có thể dùng Google calendar,…
Bạn cần lựa chọn kênh liên lạc phù hợp để tất cả mọi người đều có thể sử dụng. Làm việc từ xa đã không còn quá nhiều rào cản khi chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ vì đã có rất nhiều những công cụ và dịch vụ hỗ trợ quản lý các remote developer team. Và các ứng dụng đó sẽ được đề cập ở phần sau trong bài viết này.
6. Giúp đỡ các thành viên mới gia nhập team
Quản lý remote developer team đôi khi sẽ phát sinh một số khó khăn khi bạn không thể trực tiếp giám sát công việc, vì thế bạn cần chọn ra một người có khả năng lãnh đạo đảm nhiệm vị trí team leader để giúp đỡ các thành viên mới gia nhập team theo kịp tiến độ công việc.
Hơn nữa, đừng bỏ lỡ các cuộc họp với remote developer team của bạn. Hãy cố gắng giải đáp những câu hỏi của họ sớm nhất có thể và luôn theo dõi sát sao tiến độ công việc. Dù không thể gặp mặt mỗi ngày nhưng các remote developer vẫn cần được giúp đỡ và hỗ trợ.
Cách nhanh nhất để theo dõi tiến độ công việc là lên lịch cho các cuộc gọi video định kỳ với remote developer team. Bạn có thể lên lịch họp trên Skype, Zoom hoặc Google Meet.
7. Tận dụng lợi thế của việc trái múi giờ
Một vài trường hợp trái múi giờ khiến cho mọi người thường không biết nên liên lạc với đối tác vào thời gian nào cho phù hợp. Sự khác biệt về thời gian có thể gây ra một số khó khăn nhưng chúng đều có thể dễ dàng được giải quyết. Điều bạn cần làm là tìm ra thời điểm khớp với thời gian làm việc của team remote developer và lên kế hoạch làm việc dựa theo đó. Nếu remote developer team của bạn có động lực làm việc cao thì hoàn toàn có thể vượt qua trở ngại này.
8. Hãy chọn đúng người
Một trong những điều khiến các CTO và nhà tuyển dụng quan ngại nhất trong việc tuyển chọn các remote developer chính là sự đa dạng về văn hóa có thể gây ra một số cản trở trong giao tiếp, từ đó dẫn đến việc hợp tác không hiệu quả.
Có sự khác biệt đáng kể trong lối suy nghĩ của người phương Đông và phương Tây nên đôi khi đó có thể là nguyên nhân dẫn đến việc mọi người hiểu nhầm nhau. Người phương Đông thường không dễ dàng thỏa hiệp và họ tôn trọng những truyền thống văn hóa lâu đời. Người phương Tây thì có lối suy nghĩ linh hoạt hơn, nhờ vậy khi làm việc với họ cũng dễ dàng hơn.
9. Sử dụng hiệu quả các công cụ giao tiếp
Để theo dõi và quản lý dự án, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Jira hoặc Trello. Điểm đặc biệt là Jira phù hợp cho các dự án phát triển phần mềm có quy mô lớn và được thiết kế đặc biệt dành cho Agile framework. Trello thì lại được ưa chuộng rộng rãi hơn không chỉ trong ngành IT và thường phù hợp với những dự án nhỏ hơn.
Để nhắn tin và trao đổi thông tin, bạn có thể sử dụng Skype hoặc Slack. Cả 2 ứng dụng đều có thể sử dụng trong mọi dự án nhưng chúng cũng có những đặc trưng riêng. Slack có những chức năng như nhắn tin, gửi file, bình luận và nhiều thứ khác, nhưng lại đắt tiền hơn. Skype thì rẻ hơn và có thêm chức năng quản lý file. Tóm lại, bạn chỉ cần lựa chọn ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu và điều kiện của bản thân.
10. Gặp mặt trực tiếp các developer
Dù cho các công nghệ có phát triển hiện đại thì cũng không thể thay thế được một cuộc trò chuyện trực tiếp. Hãy cố gắng gặp mặt remote developer team của mình ít nhất 1 lần nhé.
Kết luận
Thành công của bạn phụ thuộc vào việc bạn có tạo được mối quan hệ và giao tiếp hiệu quả với các remote developer của mình hay, không nhưng đôi khi công việc sẽ luôn có những khó khăn, thách thức. Trong quá trình giao tiếp, mọi người đều cần biết lắng nghe, tôn trọng lẫn nhau và cùng cố gắng vì mục tiêu chung là hợp tác mang lại kết quả tốt đẹp.
Tuân thủ các quy tắc khi giao tiếp và sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý sẽ giúp ích rất nhiều khi cộng tác làm việc từ xa, nhưng quan trọng nhất là luôn chuẩn bị sẵn sàng để đương đầu với mọi biến cố có thể xảy ra. Thực tế cho thấy, việc hợp tác với các remote developer team trên toàn cầu đều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn đang quan tâm đến các cơ hội nghề nghiệp tại Kyanon Digital, tìm hiểu thêm các job hiện có tại đây.
