Trong bối cảnh ngành công nghệ ngày càng phát triển, doanh nghiệp phải đối mặt với quyết định quan trọng: lựa chọn giữa In-house IT Team và IT Dedicated Team. Mỗi mô hình không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn tác động sâu sắc đến hiệu quả vận hành và khả năng đáp ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về hai mô hình trên, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt để tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và khẳng định vị thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
1. In-house IT team là gì?
In-house IT team (đội ngũ IT nội bộ) là một nhóm nhân viên làm việc trực tiếp cho công ty, chịu trách nhiệm quản lý, bảo trì và hỗ trợ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (IT). Nhóm này làm việc độc quyền cho công ty, xử lý các công việc từ quản lý phần cứng, phần mềm đến bảo mật và khắc phục sự cố, đảm bảo hệ thống công nghệ hoạt động trơn tru.
Việc sở hữu một đội ngũ IT nội bộ mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Nhân sự luôn giải quyết ngay lập tức các sự cố, giúp hạn chế tối đa sự gián đoạn trong công việc đồng thời nâng cao bảo mật cho dữ liệu quan trọng.
Ngoài ra, đội ngũ IT nội bộ có thể tham gia vào việc lập kế hoạch dài hạn, đảm bảo hệ thống công nghệ phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.
1.1. Ưu điểm khi sử dụng đội ngũ IT nội bộ
- Dễ quản lý và điều chỉnh
- Sở hữu một đội ngũ IT nội bộ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát mọi hoạt động của nhân sự. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và điều chỉnh các hoạt động công nghệ thông tin theo mục tiêu kinh doanh.
- Phản hồi nhanh, hỗ trợ tại chỗ hiệu quả
- Với đội ngũ IT nội bộ, mọi sự cố kỹ thuật sẽ được xử lý ngay lập tức, tránh được sự chậm trễ do phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài.
- Am hiểu sâu sắc về doanh nghiệp, phù hợp với văn hóa nội bộ
Nhân sự nhóm này không chỉ quen thuộc với hệ thống và quy trình của doanh nghiệp mà còn hiểu rõ những thách thức và nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Qua thời gian, họ tích lũy được kiến thức sâu rộng về các quy trình làm việc, giúp đưa ra những giải pháp IT tùy chỉnh, hiệu quả. Hơn nữa, làm việc trong môi trường văn hóa doanh nghiệp giúp họ dễ dàng hòa nhập và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác.
1.2. Thách thức khi xây đội ngũ IT nội bộ
- Chi phí cao
Doanh nghiệp phải chi trả lương cố định cho nhân viên cùng với các phúc lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ phép và các khoản đào tạo. Ngoài ra, các chi phí khác như văn phòng phẩm, thiết bị và hạ tầng cũng tạo ra gánh nặng tài chính cho công ty.
- Chuyên môn hạn chế
Trong một số trường hợp, nhân viên không đủ kỹ năng để xử lý các công nghệ phức tạp hoặc thay đổi nhanh chóng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng không đáp ứng kịp thời các yêu cầu về công nghệ mới, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc mở rộng
Quá trình tuyển dụng, đào tạo và tích hợp nhân viên mới vào văn hóa công ty không chỉ mất nhiều thời gian mà còn làm gia tăng chi phí. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nhanh chóng đáp ứng nhu cầu mở rộng khi thị trường thay đổi.
2. IT Dedicated team là gì?
IT Dedicated team (đội ngũ IT chuyên biệt) là một nhóm chuyên gia IT bên ngoài được thuê để quản lý các công việc liên quan tới IT cho công ty. Họ hoạt động độc lập với công ty, thường làm việc từ xa hoặc thông qua một nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP). Họ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ IT khác nhau và cung cấp chuyên môn mà công ty có thể không có sẵn nội bộ.
IT Dedicated team thường được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nhân sự của đội ngũ này rất đa dạng, bao gồm các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực như quản lý hệ thống, an ninh mạng, phát triển phần mềm và dịch vụ đám mây. Nhờ sự linh hoạt này mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng nhân sự cần thiết dựa trên từng giai đoạn phát triển hoặc dự án.
IT Dedicated team cung cấp đa dạng dịch vụ tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp. Một số dịch vụ phổ biến như quản lý hệ thống, đảm bảo các máy chủ và mạng luôn hoạt động ổn định, an ninh mạng, dịch vụ đám mây hoặc tham gia phát triển phần mềm tùy chỉnh và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.
2.1. Những lợi ích IT Dedicated team mang lại cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí
Với cách vận hành linh hoạt của IT Dedicated team, chẳng hạn như dịch vụ theo nhu cầu hoặc hợp đồng, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả hơn và chỉ trả tiền cho các dịch vụ mà họ thực sự sử dụng.
- Tiếp cận nguồn nhân lực có chuyên môn cao
IT Dedicated team có các kỹ năng chuyên môn và công nghệ tiên tiến mà có thể nhân sự nội bộ còn thiếu. Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng các giải pháp tiên tiến và các phương pháp tốt nhất mà không phải trải qua những khó khăn trong việc tuyển dụng và đào tạo.
- Khả năng mở rộng dễ dàng
Một trong những ưu điểm lớn của IT Dedicated team là khả năng thích ứng linh hoạt với sự phát triển của doanh nghiệp hoặc những thay đổi trong nhu cầu công nghệ. Doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Hỗ trợ 24/7
Nhiều IT Dedicated team cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên tục, điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp hoạt động trên quy mô toàn cầu.
2.2. Khó khăn khi thuê đội IT chuyên biệt
- Khó quản lý
Vì phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài nên doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến trình công việc qua từng ngày. Điều này có thể dẫn đến việc khó đảm bảo rằng các tiêu chuẩn và quy trình của công ty được thực hiện theo cách mà họ mong muốn.
- Rào cản giao tiếp
Sự khác biệt về múi giờ hoặc khả năng giao tiếp không hiệu quả giữa các đội ngũ bên ngoài có thể dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ trong việc triển khai dự án.
- Mối lo ngại về bảo mật
Việc xử lý dữ liệu nhạy cảm của công ty là một trong những mối lo ngại về bảo mật lớn nhất khi hợp tác với đội ngũ IT chuyên biệt. Nếu không được quản lý đúng cách, việc chia sẻ thông tin có thể tạo ra rủi ro bảo mật khiến dữ liệu bị rò rỉ hoặc bị tấn công.
3. Đội ngũ IT nội bộ và IT chuyên biệt khác nhau như thế nào?
Tiêu chí | IT In-house team | IT Dedicated team |
| Tuyển dụng và bố trí nhân sự | – Đi theo quy trình chung của doanh nghiệp như: viết mô tả công việc, đăng tuyển và tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn chuyên môn/văn hóa và thử việc. – Nhân viên chính thức của công ty, gắn bó lâu dài. | – Nhân sự thường được lựa chọn qua các cuộc phỏng vấn dựa trên năng lực và kỹ năng chuyên môn. – Đối với các dự án lớn, nhà thầu IT có thể sẽ ký hợp đồng ngắn hạn với công ty cần dịch vụ IT. |
| Chi phí | Doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí dài hạn: – Lương và phúc lợi – Phí đào tạo – Cơ sở hạ tầng | – Chi phí linh hoạt, dựa trên hợp đồng hoặc phí cố định. – Doanh nghiệp phải đầu tư thêm vào các giải pháp bảo mật hoặc hợp đồng bảo mật khi làm việc với các đội ngũ bên ngoài. |
| Quản lý | – Toàn quyền kiểm soát đội ngũ và quy trình làm việc – Dễ dàng theo dõi, quản lý trực tiếp và điều chỉnh nhanh khi cần thiết. | – Kiểm soát gián tiếp, chủ yếu thông qua hợp đồng và KPI với đối tác. – Theo dõi dự án qua báo cáo và giao tiếp với đội IT bên ngoài. |
| Khả năng điều chỉnh quy mô | Bị giới hạn bởi nguồn lực nội bộ, khó mở rộng. | Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ. |
4. Công ty nào nên lựa chọn đội ngũ IT in-house?
- Doanh nghiệp lớn: Các công ty lớn thường có quy mô hoạt động phức tạp và yêu cầu quản lý IT toàn diện. Đội ngũ IT nội bộ có thể giúp đảm bảo rằng các hệ thống công nghệ thông tin được vận hành liên tục và hiệu quả, đồng thời đảm bảo an ninh thông tin và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng cho nhân viên.
- Công ty trong lĩnh vực công nghệ: Những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm, hoặc phát triển ứng dụng thường cần một đội ngũ IT nội bộ để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu phát triển và bảo trì sản phẩm.
- Doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao: Các tổ chức trong lĩnh vực tài chính, y tế và chính phủ thường có yêu cầu bảo mật thông tin nghiêm ngặt. Đội ngũ IT nội bộ có thể quản lý an ninh mạng và các quy trình bảo mật một cách hiệu quả hơn, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và tuân thủ các quy định pháp luật.
- Công ty cần hỗ trợ khách hàng liên tục: Đội ngũ IT nội bộ có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7, đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được sự giúp đỡ kịp thời.
5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng IT Dedicated Team?
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Các công ty nhỏ và vừa thường không đủ nguồn lực để duy trì một đội ngũ IT nội bộ đầy đủ. Lựa chọn một IT Dedicated team giúp họ tiết kiệm chi phí, chỉ chi trả cho các dịch vụ mà họ cần mà không phải đầu tư vào nhân sự, đào tạo và cơ sở hạ tầng.
- Công ty khởi nghiệp: Việc thuê một IT Dedicated team cho phép các công ty này tiếp cận các chuyên gia có kỹ năng cao mà không cần phải quản lý một đội ngũ nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
- Công ty hoạt động toàn cầu: Những doanh nghiệp hoạt động toàn cầu thường cần hỗ trợ IT 24/7 để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở các múi giờ khác nhau. IT Dedicated team có thể cung cấp hỗ trợ liên tục và giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách kịp thời.
- Doanh nghiệp có dự án công nghệ ngắn hạn: Những công ty có các dự án công nghệ ngắn nên thuê IT Dedicated team để giúp hoàn thành dự án mà không cần đầu tư lâu dài vào nhân sự.
6. Mô hình Hybrid: Kết hợp ưu điểm của hai mô hình
Mô hình IT Hybrid là sự kết hợp giữa IT in-house team và IT Dedicated team, mang đến cho doanh nghiệp sự linh hoạt và tối ưu về cả chi phí lẫn chuyên môn.
IT in-house team đảm nhận các công việc hàng ngày như bảo trì hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật. Với sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa và quy trình của công ty, họ đảm bảo hệ thống vận hành liên tục và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh. Trong khi đó, IT Dedicated team được sử dụng cho các dự án cần chuyên môn cao, chẳng hạn như bảo mật thông tin hoặc triển khai công nghệ mới. Các chuyên gia này cung cấp những giải pháp tiên tiến mà không cần doanh nghiệp phải đầu tư vào tuyển dụng và đào tạo dài hạn. Sau khi hoàn thành dự án, đội ngũ bên ngoài có thể chuyển giao lại cho đội ngũ nội bộ để tiếp tục quản lý.
Mô hình Hybrid giúp tối ưu chi phí bằng cách chỉ chi trả cho các dịch vụ từ bên ngoài khi cần, tránh lãng phí nguồn lực cho nhân sự dài hạn. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn giữ được mức độ kiểm soát chặt chẽ nhờ đội ngũ nội bộ, trong khi đội ngũ bên ngoài mang lại sự linh hoạt khi mở rộng quy mô. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tiếp cận với kiến thức chuyên sâu và công nghệ tiên tiến mà không cần cam kết dài hạn, tạo điều kiện để tối ưu hiệu quả hoạt động.
Cuối cùng, mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng và việc lựa chọn giữa IT Dedicated team hay team IT nội bộ nên được đưa ra dựa trên mục tiêu chiến lược cụ thể của doanh nghiệp. Cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng lựa chọn của bạn sẽ hỗ trợ tốt nhất cho mục tiêu phát triển bền vững trong tương lai.
Nếu bạn cần tư vấn hay có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ ngay với Kyanon Digital. Kyanon Digital cung cấp dịch vụ tư vấn và phát triển đội ngũ IT chuyên nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và tìm hiểu thêm về các giải pháp IT tùy chỉnh theo nhu cầu.
