Phát biểu tại buổi tiệc Year End Party 2023, anh Tài Huỳnh, CEO Kyanon Digital đã nhấn mạnh về hướng đi của năm 2024 với tinh thần “Autonomy & Sustainability” (tự chủ và bền vững).
Qua gần nửa chặng đường của năm 2024, các bộ phận tại Kyanon Digital đã phần nào thể hiện được sự thích nghi và học hỏi nhanh chóng với thông điệp “Autonomy” và ”Sustainability”, đó cũng là lý do Leader’s Talk #8 quay trở lại cùng với những chia sẻ của anh Tài về “Autonomy” và cách xây dựng một “Autonomous Team” (đội nhóm tự chủ).
Một số nội dung chính của buổi Leader’s Talk #8: “Thấu Hiểu & Xây Dựng Tính Tự Chủ Cho Đội Nhóm”:
Hiểu đúng về Autonomy:
- Autonomy là kiểm soát được kết quả, chứ không phải kiểm soát con người trong dự án đó.
- Autonomy không hẳn là tự do hoàn toàn tự làm mọi việc theo ý muốn của cá nhân.
Tính tự chủ và Sự thống nhất
- Autonomy là tự do làm trong khả năng, năng lực mà mình có thể đóng góp chung, tự do trong khuôn khổ.
Các cấp độ của Tính Tự chủ
- Tham khảo mô hình “7 mức độ ủy quyền” khi trao quyền
1. AUTONOMY (TÍNH TỰ CHỦ) LÀ GÌ?
Sau phần trình chiếu video case study “Role of leadership in employee engagement” của ông Simon Sinek Noah từ Spotify, anh Tài chia sẻ lại định nghĩa “Autonomy” theo Wikipedia như sau: “Autonomy (tạm dịch: Tính Tự chủ) là khả năng đưa ra những quyết định sáng suốt và không bị ràng buộc bởi bất kỳ yếu tố nào”. Theo ChatGPT, Autonomy là sự tự do và khả năng trong việc đưa ra quyết định cách bạn thực hiện công việc.
Autonomy có thể được thấy thông qua việc “Quản lý dự án”, sự kiểm soát ở đây đồng nghĩa với kiểm soát dự án (tiến độ, đầu ra, vv) chứ không tập trung vào kiểm soát con người. Vì vậy, để xây dựng được một “Autonomous Team”, người quản lý nên kiểm soát mục tiêu và chất lượng đầu ra và cho nhân sự được lựa chọn cách thức thực hiện công việc của họ. Một ví dụ dễ hiểu theo định nghĩa trên mà anh Tài chia sẻ chính là về dịch vụ mà Kyanon Digital (KD) đang cung cấp cho khách hàng. Khi trao đổi với khách hàng, team KD sẽ tập trung vào kết quả đầu ra, đề xuất ứng dụng Digital Application phù hợp giúp khách hàng đạt được mục tiêu. Về việc thực hiện như thế nào, sử dụng công cụ và công nghệ gì sẽ do Kyanon Digital hoàn toàn chủ động.
Cần phải xác định rõ “Tính tự chủ” ở đây không đồng nghĩa với sự tự do có thể làm bất kỳ điều gì mình muốn. Tính tự chủ trong đội nhóm chính là các thành viên có thể tự do làm trong khả năng của mình và cùng đóng góp vào mục tiêu chung của team. Các thành viên suy nghĩ, quyết định, lên kế hoạch với team, nhưng phải nằm trong quyền hạn và giới hạn của bản thân. Trong một buổi Daily Standup lý tưởng, mỗi thành viên sẽ tự nói về những công việc của mình đã làm trong tuần trước, hoặc hôm qua và sẽ làm trong hôm nay, và công việc của mình sẽ phục vụ cho sprint goals chung như thế nào.
Ví dụ: Sprint goal trong 2 tuần tới là tạo được những chức năng cho phép người dùng đăng nhập và đặt hàng, “tự chủ” sẽ được thể hiện trong cách các thành viên tham dự các buổi họp hàng ngày và chủ động báo cáo về chức năng A đã làm được hôm qua, và sẽ tiếp tục làm chức năng B trong hôm nay, và lý do vì sao chức năng A và B sẽ phục vụ được cho sprint goal trong 2 tuần: cho phép đăng nhập và tạo đơn hàng. Ngược lại, một thành viên không chủ động và đợi được giao việc để có thể tiếp tục công việc thì không mang tinh thần “tự chủ”.
“Within boundaries” (tự chủ trong khuôn khổ) ở đây nghĩa là khi đã hiểu rõ mục tiêu chung của team, tự mỗi thành viên có thể sắp xếp chia nhỏ công việc dựa trên vai trò của bản thân (Front-end, Back-end, vv). Tương tự, “within your capabilities” (trong khả năng của bản thân).
2. TỰ CHỦ VÀ SỰ THỐNG NHẤT
Thông qua video về chủ đề “Autonomy – Alignment” của Henrik Kniberg, môi trường mà Kyanon Digital hướng tới là môi trường “High Autonomy – High Alignment”, nghĩa là mọi người sẽ thống nhất với nhau để hướng về mục tiêu chung, đồng thời được chủ động và tự do trong phần việc của mình.
Ví dụ, trong video người trưởng nhóm đặt ra một mục tiêu (WHAT) cho team “We need to cross the river – Chúng ta cần phải qua sông, và các thành viên sẽ là người giải quyết câu hỏi “HOW” – làm cách nào để qua sông (có thể xây cầu, bơi, vv). Trong tình huống này, khả năng hay giới hạn của mỗi thành viên nằm ở vấn đề họ chưa có kinh nghiệm vượt qua sông, lúc này Trưởng nhóm – người có kinh nghiệm hơn sẽ đưa ra cách giải quyết phù hợp (High Alignment – Low Autonomy), nhưng đây cũng là bước đầu để dịch chuyển sang High Alignment – High Autonomy.
Để các thành viên có sự tự chủ, leader cần thống nhất với các bạn về mục tiêu chung, giải thích rõ lý do vì sao họ phải thực hiện việc đó. Từ đó, các thành viên có thể làm việc hiệu quả hơn, hoặc thậm chí đưa ra được những cách thức khác hiệu quả hơn và vẫn đạt được mục tiêu chung đề ra.
3. RANH GIỚI – HẠN CHẾ
Tiếp nối với câu chuyện tự chủ trong ranh giới, trong khả năng của mỗi người hay một cách nói khác – “tự do trong khuôn khổ”, ranh giới đầu tiên khi chúng ta đang làm việc trong một tổ chức là những việc chúng ta có thể chủ động hướng đến mục tiêu chung của công ty, nguyên tắc của công ty (ngân sách, kế hoạch của công ty, vv).
Chi tiết hơn, trong một team, chủ động làm việc nhưng phải hướng đến kế hoạch phát triển hay OKRs của team. Ngoài ra, khi tự chủ cũng cần phải tuân thủ theo quy trình bảo mật, đảm bảo chất lượng của công ty, cách giao tiếp với khách hàng hoặc cách lưu trữ tài liệu.
Thông qua ví dụ về cách tổ chức một bữa tiệc cho trẻ em trong video ”How to Organize a Children’s Party” theo ông Dave Snowden, có 3 phương pháp giải quyết vấn đề như sau:
- Order system: Theo một trình tự, một quy trình, tất cả mọi việc đều cần được kiểm soát.
- Chaotic system: Một cách hỗn loạn, mọi người tại đó được tự do làm bất kì điều gì, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều rủi ro.
- Complex system: Một hướng tiếp cận phức tạp nhưng vẫn trong tầm kiểm soát. Trong một tổ chức, chúng ta cần quản lý theo “complex system” vì mỗi người trong tổ chức đều có những nguyên tắc sống, nguyên tắc xã hội, hệ giá trị khác nhau, hoàn toàn khác với những cỗ máy, robot được lập trình sẵn. Tương tự như một Scrum Master lý tưởng, họ phải là người đứng ở ngoài và quan sát các thành viên đang làm việc, tổng thể team đang vận hành như thế nào, thay vì kiểm soát, can thiệp vào từng bước làm việc của từng thành viên.
Để bản thân được chủ động, mỗi một thành viên phải mang tâm thế làm chủ (own) hoàn toàn những công việc của mình nhưng vẫn cần đảm bảo: tuân thủ theo mục tiêu của công ty, tình trạng backlog hiện tại của team, biết cách để quản lý những sự cố, có những ý tưởng mới dựa trên những insights thị trường, luôn trong tâm thế thử nghiệm, có khả năng nhận yêu cầu từ bên ngoài để cải thiện hiệu suất công việc, vv.
4. CÁC CẤP ĐỘ TỰ CHỦ
Level 1: Không có chủ ý (Không có Tự chủ)
Nhân sự buộc phải lên văn phòng, ngồi đúng chỗ của mình để làm việc. Công ty không có bất kỳ chính sách hay hành động nào để hỗ trợ làm việc remote.
Level 2: Tái tạo lại văn phòng qua hình thức trực tuyến
Bắt đầu tạo cơ hội để nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ có ít (hoặc không có) những thay đổi để phù hợp với tính chất làm việc remote. Vẫn có nhiều sự gián đoạn, cần sự giao tiếp đồng bộ từ tất cả các bên liên quan để công việc có thể được thực hiện.
Level 3: Thích nghi với các điều kiện
Bắt đầu có những tài liệu và đầu tư những thiết bị để hỗ trợ cho việc làm việc remote được hiệu quả.
Level 4: Giao tiếp bất đồng bộ
Khi team đạt được đến mức độ “Asynchronous communication” (giao tiếp bất đồng bộ), các thành viên trong team không nhất định phải đợi đến khi tất cả đều ở cùng một nơi, ở cùng một lúc mới có thể trao đổi và giao tiếp hiệu quả. Thay vào đó, tất cả các cuộc trao đổi, giao tiếp đều có mục đích và sự chủ động. Ví dụ, để có những cuộc họp hiệu quả, thay vì tất cả phải đợi đến cuộc họp đó mới bắt đầu thảo luận, mọi người hoàn toàn có thể trao đổi trước đó qua các kênh khác nhau (ví dụ như email), thậm chí có những thông báo cần được phê duyệt cũng có thể gửi email trước thay vì phải đợi đến buổi họp để trao đổi. Lúc đó, những giao tiếp đồng bộ (đòi hỏi phải có sự có mặt của tất cả thành viên cùng một nơi, cùng một lúc để trao đổi) sẽ được giảm thiểu, tiết kiệm thời gian làm việc và tăng năng suất cho tất cả thành viên.
Level 5: Nirvana (Niết bàn)
Khi tổ chức bắt đầu hoạt động hiệu quả nhất một cách liên tục so với khi còn làm trực tiếp ở văn phòng (tại level 1).
5. TRAO QUYỀN CÙNG RANH GIỚI VÀ SỰ RÕ RÀNG
Leader có thể bắt đầu thực hành xây dựng sự tự chủ với các team của mình bằng cách trao quyền cho nhân viên, nhưng vẫn nằm trong khuôn khổ dựa trên 7 mức độ ủy quyền ( 7 delegation levels). Với từng công việc cụ thể của từng thành viên, leader cần thống nhất về mức độ uỷ quyền cho công việc đó (từ thấp đến cao) như sau:
Level 1: Làm theo hướng dẫn (Tell)
Leader sẽ toàn quyền quyết định công việc đó và không cần sự bàn bạc giữa các bên, thành viên chỉ cần thực hiện công việc.
Level 2: Bán ý tưởng (Sell)
Leader sẽ toàn quyền quyết định công việc đó và giải thích mục tiêu, lý do cho các thành viên, và thành viên sẽ thực hiện công việc.
Level 3: Tư vấn (Consult)
Leader vẫn là người đưa ra quyết định, nhưng sẽ hỏi và cân nhắc ý kiến của các thành viên trước khi đưa ra quyết định.
Level 4: Đồng thuận (Agree)
Leader và các thành viên phải cùng nhau thống nhất để đưa ra quyết định.
Level 5: Khuyến khích (Advise)
Leader trao quyền quyết định cho các thành viên và đánh giá, đưa ra lời khuyên cho các thành viên trong quá trình đưa ra quyết định.
Level 6: Thông báo (Inquire)
Các thành viên hoàn toàn quyết định công việc đó, và leader sẽ hỏi để hiểu về quyết định này của thành viên sau cùng.
Level 7: Ủy quyền hoàn toàn (Delegate)
Các thành viên có quyền hoàn toàn và leader sẽ không có bất kỳ vai trò gì trong công việc đó.
——
Buổi Leader’s Talk #8: “Thấu Hiểu & Xây Dựng Tính Tự Chủ Cho Đội Nhóm” kết thúc với sự tham gia, lắng nghe và chia sẻ của hơn 30 quản lý và thành viên chủ chốt của Kyanon Digital cùng anh Tài Huỳnh.
Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng, nguồn tham khảo trong phát triển khả năng cho cá nhân, cũng như cho bộ phận của mình trong thời gian tới. Hãy cùng đón chờ chủ đề của Leader’s Talk #9 nhé!
