RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases

Theo một nghiên cứu toàn cầu, các nhân viên dành ra trung bình khoảng 60 giờ trong một tháng để thực hiện các công việc có thể được tự động hóa. Mỗi nhân viên dành ra 3 giờ mỗi ngày thực hiện các công việc điền thông tin, nhập dữ liệu và viết báo cáo một cách thủ công thay vì tập trung nỗ lực phát triển doanh thu hoặc cải thiện tổ chức.

Nhưng những công việc đó không nhất thiết phải thực hiện theo cách này. Các tổ chức đang tập trung vào tự động hóa quy trình làm việc để thay thế cho các công việc thủ công, bằng các giải pháp digital. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một công cụ phổ biến tại các doanh nghiệp để tự động hóa các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại. Các quá trình tự động hóa sử dụng một nền tảng low-code cũng đang dần trở thành một lựa chọn tự động hóa phổ biến cho các tổ chức. Mặc dù hai công nghệ có những điểm tương đồng, nhưng các khả năng, các use case và các giá trị trong dài hạn đều cực kỳ khác biệt.

1. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

RPA là việc sử dụng công nghệ trong các công việc mang tính lặp đi lặp lại đang được thực hiện thủ công. Bạn có thể lập trình các bot ảo để thực hiện các hành động lặp lại tương tự mà nhân viên đang làm, như việc lọc thông tin, di chuyển dữ liệu hoặc điền biểu mẫu. Mục tiêu của RPA là thực hiện một số công việc vặt để nhân viên của bạn có thể tập trung vào các công việc giá trị hơn.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 1

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)

2. Tự động hóa quy trình bằng robot hoạt động như thế nào?

Hiện nay đang rất nhiều loại công nghệ RPA, nhưng ở mức độ cơ bản nhất, RPA có thể được tạo ra từ các bot thông minh hoặc đã được lập trình sẵn. Các bot đã được lập trình sẽ tuân theo theo các quy tắc và các bước đã được xác định bởi lập trình viên. Các bot thông minh thì sẽ sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để học cách thực hiện công việc. Các bot sẽ học theo các lần nhấp chuột và di chuyển chuột của người dùng, và một khi chúng đã thu thập đủ dữ liệu, chúng có thể tự hoàn thành công việc mà không cần sự chỉ dẫn của con người.

Bất kể là bạn đang sử dụng các bot đã được lập trình hay bot thông minh, RPA có thể được sử dụng để hoàn thành các công việc như:

  • Quét và đọc dữ liệu từ các trang web hoặc hệ thống khác
  • Trích xuất dữ liệu và nội dung từ email, file PDF và các tài liệu khác
  • Di chuyển dữ liệu, tệp và thư mục
  • Chuyển thông tin giữa các ứng dụng silos
  • Điền biểu mẫu
  • Sao chép và dán thông tin vào các hệ thống khác nhau
  • Bất cứ việc gì ngoài các thủ tục văn thư, lặp đi lặp lại sẽ đòi hỏi công nghệ phức tạp hơn

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 2

Cách RPA hoạt động

3. Những lợi ích của RPA

RPA vượt trội trong việc tự động hóa một phần của một nhiệm vụ rất cụ thể và các bot có thể được nhân rộng trên các đơn vị kinh doanh khác nhau. Nhiều công cụ RPA được thiết kế dành cho những người không phải là lập trình viên, vì vậy việc triển khai các tác vụ đơn giản thường có thể diễn ra nhanh chóng.

Việc để cho các bot thực hiện các công việc lặp đi lặp lại có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào phát triển chiến lược. Ngoài ra, các bot hoạt động 24/7 trong suốt 365 ngày và bạn không cần phải lo lắng về các lỗi phát sinh do nhân viên hoặc các nhu cầu phiền hà của con người, như giấc ngủ chẳng hạn.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 3

Những lợi ích của RPA

4. Những hạn chế của RPA

Ưu điểm lớn nhất của RPA lại cũng chính là điểm yếu lớn nhất: sự giới hạn trong các nhiệm vụ đơn lẻ và không có khả năng tự động hóa các quy trình đầu cuối toàn doanh nghiệp. Báo cáo của Gartner cho biết, “Các tổ chức chưa được hướng dẫn trong việc kết hợp tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) với các công cụ khác”. Điều này cản trở việc tự động hóa quá trình đầu cuối, khiến cho tổ chức bỏ lỡ các giá trị kinh doanh chiến lược.

Giống như chú chim dodo vĩ đại đến muộn, RPA không thể thích ứng với sự thay đổi. Vì các bot được đào tạo để làm theo các hành động đơn giản, cụ thể, ngay cả những cập nhật nhỏ đối với giao diện người dùng cũng có thể khiến quy trình bị lỗi hoặc trả về dữ liệu không chính xác. RPA cũng yêu cầu lộ trình bảo trì và bảo mật định kỳ do bộ phận IT giám sát.

RPA có thể gặp khó khăn khi giao tiếp với các hệ thống cũ đã lỗi thời hoặc điều hướng các giao diện người dùng phức tạp. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần sự trợ giúp của các lập trình viên giàu kinh nghiệm, điều này sẽ đi ngược lại mục đích của việc triển khai một công cụ tự động hóa.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 4

Những hạn chế của RPA

5. Tự động hóa quy trình bằng low-code là gì?

Không có một giới hạn nào cho RPA khi tự động hóa quy trình bằng low-code. Low-code là một cách tiếp cận trực quan để phát triển phần mềm, nó cũng có thể sử dụng trong tự động hóa các nhiệm vụ, quy trình đầu cuối và các quy trình làm việc phức tạp. Thay vì tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong một hệ thống kế thừa, tự động hóa quy trình bằng low-code sẽ giúp bạn hình dung lại quy trình trong bối cảnh có các khả năng công nghệ ngày nay triển khai số hóa hiện đại một cách linh hoạt.

Một trong những lợi ích lớn nhất mà low-code đem lại chính là các ứng dụng có thể cập nhật khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Và mặc dù đây là một loại quy trình tự động hóa phức tạp hơn so với RPA, nhưng low-code vẫn chiếm ưu thế nhờ việc cho phép người dùng chuyên và không chuyên về công nghệ cộng tác để phát triển các sáng kiến về quy trình tự động hóa. Rất nhiều nền tảng ứng dụng low-code đã phát triển một môi trường lập trình được đơn giản hóa với các tác vụ kéo-thả, giao diện trực quan mà các citizen developer tại tất cả các đơn vị kinh doanh đều có thể điều hướng dễ dàng.’

Với low-code, bạn có thể tạo ra những gì mình mong muốn.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 5

Tự động hóa quy trình bằng low-code

6. RPA vs low-code: Cách sử dụng thích hợp

“Tôi nên sử dụng RPA hay low-code?” là một câu hỏi hóc búa vì cả hai không thể thay thế được cho nhau. Bất kỳ việc gì, ngoài tự động hóa các nhiệm vụ cơ bản, đều yêu cầu nhiều chức năng hơn những gì RPA có thể cung cấp, trong khi các giá trị tiềm năng của low-code được phát hiện khi nó được sử dụng trong nhiều dự án và nhu cầu của toàn doanh nghiệp.

RPA

Low-code

  • Sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản, có quy trình lặp đi lặp lại.
  • Sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản, có quy trình lặp đi lặp lại.
  • Sử dụng để tự động hóa cho toàn doanh nghiệp.
  • Sử dụng để xây dựng các ứng dụng mới.
  • Sử dụng để phát triển các ứng dụng sẵn có.
  • Sử dụng để tích hợp với các hệ thống kế thừa phức tạp hoặc với bên thứ ba.

Lựa chọn giữa RPA và low-code

7. RPA + Low-code: Hợp tác cùng phát triển

Theo thiết kế, chỉ với RPA thì không thể giải quyết được một số thách thức nhất định. Ví dụ, nếu bạn đang xem xét RPA để tự động hóa các nhiệm vụ có liên quan đến hệ thống cũ đã lỗi thời, bạn cần hiểu cách tích hợp với hệ thống và cách một số quy trình nhất định đã được triển khai. Điều này có thể đặc biệt phức tạp nếu dữ liệu trong hệ thống không có cấu trúc, vì RPA chỉ phù hợp với dữ liệu có cấu trúc, chất lượng.

Trong một số trường hợp, bạn cần xây dựng một hệ thống mới hoặc cập nhật cái đã có để tận dụng được đầy đủ các lợi ích từ RPA. Cả hai lựa chọn đều có thể tốn rất nhiều năm để thực hiện hoặc tốn rất nhiều chi phí. Bạn cũng có thể tìm một lập trình viên hiểu rõ về hệ thống cũ, điều này khá là khó khăn (và thậm chí còn tốn kém hơn). Cả hai lựa chọn đều không phải là quyết định phù hợp cho việc kinh doanh trong tương lai – và đó là khi tự động hóa quy trình bằng low-code xuất hiện.

Low-code là một giải pháp đầu cuối toàn diện, có thể làm việc dễ dàng với các hệ thống kế thừa để xây dựng cấu trúc dữ liệu thông qua APIs. Nếu bạn cần xây dựng lại hệ thống đã lỗi thời, bạn có thể làm thế với chi phí hợp lý trong vòng vài tuần hoặc vài tháng bằng cách sử dụng nền tảng ứng dụng low-code. Với các phương pháp RPA, low-code có thể được sử dụng để phát triển các app tự động hóa quy trình tích hợp với các hệ thống bạn đang có.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 6

RPA và low-code hợp tác cùng phát triển

8. Một vài ví dụ về các app low-code lấy cảm hứng từ RPA

Giả sử một nhà quản lý tuyển dụng chỉ muốn xem xét đơn ứng tuyển từ các ứng viên trong cùng một thành phố. Bạn có thể sử dụng RPA để lọc các hồ sơ có mã bưu chính bên ngoài một khu vực nhất định. Đây là một công việc khá đơn giản, và khi được tự động hóa sẽ giúp cho cuộc sống con người trở nên dễ dàng hơn. Nhưng đó chỉ là một phần nhỏ của quy trình tuyển dụng rộng lớn bao gồm nhiều hệ thống nguồn dữ liệu và bản sao lưu trữ.

Bằng cách bổ sung thêm tự động hóa quy trình bằng low-code, bạn có thể giúp quy trình này có những bước tiến xa hơn. Bạn có thể tạo ra giải pháp tự động hóa cho các quy trình gửi email cho các ứng viên phù hợp thông qua Microsoft Exchange, đề xuất mức lương thưởng thông qua các hệ thống nhân sự, xác minh tình trạng làm việc hợp pháp thông qua các tài liệu hợp đồng lao động và ứng viên trúng tuyển được nhận vào công ty.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 7

Sử dụng app low-code lấy cảm hứng từ RPA

9. Hoàn thiện quy trình tự động hóa với nền tảng low-code

Tóm lại, các công cụ RPA được sử dụng để tự động hóa các tác vụ kinh doanh đơn giản, lặp đi lặp lại trong các hệ thống hiện có, trong khi low-code cung cấp nhiều khả năng phát triển hơn.

Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể chỉ cần RPA, trong khi ở những trường hợp khác, low-code là một lựa chọn tốt hơn. Cũng có những tình huống mà RPA và low-code có thể hoạt động song song để tối đa hóa hiệu quả của quy trình tự động hóa.

Cuối cùng, bạn nên thực hiện tiếp cận toàn diện để tự động hóa quy trình kinh doanh của mình. Nếu một công cụ RPA phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn, liệu nó có còn giá trị trong vòng 5 năm nữa không? Các bộ phận khác có cần các quy trình tương tự không? Low-code có lợi thế khi ta nghĩ về bức tranh lớn vì sự tinh vi và khả năng thích ứng của nó.

Các nền tảng ứng dụng low-code có thể mở rộng quy mô và hỗ trợ doanh nghiệp của bạn khi nó phát triển, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận.

RPA & Low-Code Process Automation: Lợi ích & Use Cases 8

Hoàn thiện quy trình tự động hóa với low-code

Kyanon Digital hiện đang là đối tác giải pháp cho Mendix – nhà cung cấp nền tảng low-code hàng đầu thế giới. Với mục tiêu cung cấp các giải pháp nhanh nhanh chóng và hiệu quả, Kyanon Digital sẽ giúp tích hợp chuyển đổi digital bằng nền tảng low-code từ Mendix.

Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích cho bạn nếu bạn đang muốn tìm kiếm giải pháp nền tảng low-code phù hợp và tối ưu nhất. Hãy liên hệ ngay đội ngũ Kyanon Digital để được tư vấn nhé!