1. Siêu tự động hoá là gì? (Hyperautomation là gì?)
Siêu tự động hoá (Hyperautomation) là khái niệm tự động hoá tất cả những gì có thể được tự động hoá trong một tổ chức. Các tổ chức áp dụng siêu tự động hoá nhằm tối ưu hoá quy trình kinh doanh của mình bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hoá quy trình bằng robot (RPA) và các công nghệ khác để chạy mà không cần can thiệp của con người.
Siêu tự động hoá là một phương pháp mới nổi, nhưng Gartner đã xác định nó là một trong 10 xu hướng công nghệ chiến lược hàng đầu. Họ đã tiến hành một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 85% các người tham gia sẽ “tăng hoặc duy trì đầu tư siêu tự động hoá của tổ chức mình trong 12 tháng tới, và hơn 56% đã có bốn hoặc nhiều hơn các dự án siêu tự động hoá cùng lúc”. Theo Gartner, “siêu tự động hoá đang chuyển từ một lựa chọn thành một điều kiện để tồn tại”, xếp “quy trình làm việc lỗi thời là vấn đề nhân lực số 1”.
Điều quan trọng cần lưu ý là vai trò mà đại dịch đã đóng góp trong việc áp dụng và tăng tốc siêu tự động hoá trên thị trường, thúc đẩy ưu tiên chuyển đổi kỹ thuật số và các dự án tự động hoá trong năm qua. Với hệ sinh thái kinh doanh hoạt động theo cách phân tán, siêu tự động hoá giảm bớt gánh nặng của các quy trình lặp đi lặp lại và cơ sở hạ tầng cũ trên tổ chức và tài nguyên của nó. Sự chuyển đổi mà siêu tự động hoá mang lại cho một tổ chức cho phép nó hoạt động một cách hiệu quả hơn, thường dẫn đến giảm chi phí và vị trí cạnh tranh mạnh mẽ hơn.
Các hệ thống và quy trình cũ có thể làm chậm tốc độ hoạt động của một tổ chức và ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của họ. Các giải pháp tự động hoá đơn giản, tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ không đưa ra nhiều kết quả khác nhau để thúc đẩy quyết định và kết quả kinh doanh. Siêu tự động hoá biến đổi một tổ chức bằng cách tự động hoá nhiều quy trình và công việc càng nhiều càng tốt.
1.1. Tự động hoá và siêu tự động hoá
Sự khác biệt giữa tự động hoá và siêu tự động hoá thường không rõ ràng. Tự động hoá thường thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại mà không có sự can thiệp của con người. Nó thường xảy ra trên quy mô nhỏ hơn, tạo ra các giải pháp được thiết kế để giải quyết các nhiệm vụ cá nhân. Ngược lại, siêu tự động hoá sẽ sử dụng nhiều công cụ cho phép tự động hoá thông minh, bao gồm học máy và tự động hoá quy trình robot, để mở rộng các sáng kiến tự động hoá.
2. Bắt đầu sử dụng siêu tự động hoá
Bước 1: Thu thập thông tin về các quy trình, luồng công việc và môi trường. Sử dụng việc khai thác quy trình để nghiên cứu cách hoạt động của các quy trình hiện tại, xác định những lỗ hổng, độ trễ và nút thắt tồn tại, và tạo cơ hội cho tự động hoá quy trình kỹ thuật số. Để đưa ra một cái nhìn rõ ràng về các quy trình hiện có, một số tổ chức sẽ tạo ra một mô hình sao chép của một quy trình, còn được gọi là một bản sao kỹ thuật số. Một bản sao kỹ thuật số sử dụng công nghệ nhân bản một hệ sinh thái để thực hiện tốt hơn trong việc trực quan hoá các quy trình, đầu vào và kết quả, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tạo ra hiệu quả cao hơn.
Bước 2: Xác định dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc cũng như các thông tin khác mà cần thiết để hoàn thành các quy trình.
Bước 3: Dự đoán các kết quả về hiệu quả và lợi nhuận đầu tư.
Bước 4: Xác định nền tảng tự động hoá và các công nghệ tự động hoá phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, có thể sử dụng các công cụ và thuật toán đã tồn tại. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng RPA, OCR, AI và học máy với các công cụ công nghệ chiến lược khác để thiết kế bot với mục đích thực hiện các tác vụ tự động.
Bước 5: Tự động hoá các quy trình và nhiệm vụ kinh doanh và công nghệ phức tạp, thậm chí là tự động hoá các tác vụ đã tự động để đạt được hiệu quả cao hơn hoặc giảm chi phí.
Bước 6: Sử dụng các công cụ AI để đạt được các nhiệm vụ được chỉ định, bao gồm các công nghệ như học tập đa dạng, OCR và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Các công nghệ mã thấp hoặc không mã (low-code or no-code), sử dụng giao diện người dùng đồ họa để cấu hình, được kết hợp để đơn giản hóa quy trình tự động hóa, yêu cầu ít chuyên môn kỹ thuật hơn và triển khai nhanh hơn.
3. Lợi ích và bất lợi của siêu tự động hoá
Siêu tự động hoá giúp cải thiện doanh nghiệp qua việc tối ưu hoá quy trình kinh doanh bằng cách loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và tự động hoá các tác vụ thủ công. Điều này mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Nó cho phép tổ chức hoàn thành công việc với tính nhất quán, độ chính xác và tốc độ cao. Điều này lại giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bất kỳ phương pháp mới nào trong quy trình kinh doanh hoặc cơ sở hạ tầng cũng đều gặp phải những thách thức, và siêu tự động hoá cũng không phải là một ngoại lệ. Nhiều công ty cảm thấy chưa sẵn sàng để tiếp nhận các nỗ lực tự động hoá do dữ liệu chất lượng kém và thiếu nguồn lực có kỹ năng kỹ thuật để giải quyết vấn đề. Các chương trình đào tạo lại cần có sẵn để giúp các tổ chức giải quyết các vấn đề này và phát triển một phương pháp phù hợp để hoàn thành mục tiêu của họ.
Những thách thức khác bao gồm việc lựa chọn từ thị trường sản phẩm đang ngày càng phát triển và vươn tầm. Việc quyết định về sản phẩm nào tổ chức nên cung cấp cho khách hàng của mình có thể là một thử thách. Vì thị trường đang tràn ngập, nên thị trường mong đợi sẽ có một loạt sự sáp nhập và mua lại để thu hẹp việc trùng lặp các sản phẩm, giúp khách hàng đánh giá được các nhà cung cấp tiềm năng một cách hiệu quả hơn.
4. Ứng dụng của siêu tự động hoá
4.1. Siêu tự động hoá trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe
Ngành chăm sóc sức khỏe có thể tận dụng được ưu điểm của siêu tự động hoá, cung cấp một trải nghiệm tốt hơn cho bệnh nhân, giúp cải thiện lợi nhuận và thu thập dữ liệu chính xác hơn. Siêu tự động hoá được sử dụng để tự động hoá chu trình thanh toán, giao tiếp và thu thập dữ liệu khách hàng. Nó cũng có thể giải quyết vấn đề quản lý hồ sơ bệnh nhân, thu thập và sắp xếp dữ liệu và cung cấp đầu ra hữu ích cho kế hoạch điều trị chính xác hơn.
Siêu tự động hoá thường được sử dụng để đảm bảo tuân thủ quy định, đó là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự sống còn và thành công của bất kỳ tổ chức chăm sóc sức khỏe nào. Nó cũng có thể được sử dụng để quản lý kho dược phẩm và nhập khẩu, và lên lịch cho nhân viên và các nguồn lực khác. Các ứng dụng của siêu tự động hoá trong ngành chăm sóc sức khỏe là vô tận, và các lợi ích có thể mang lại cải thiện cho tổ chức, đối tác và bệnh nhân.
4.2. Siêu tự động hoá trong chuỗi cung ứng
Đại dịch đã ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận vật liệu kịp thời, và mức độ thiếu nhân viên đã dẫn đến trì hoãn quy trình, tạo ra thách thức trong vận chuyển.
Sử dụng RPA, kiểm tra hàng tồn kho có thể được thực hiện 24/7, đảm bảo rằng chúng ta luôn có một thông tin thực tế về mức độ sản phẩm có sẵn và tồn kho. Ngoài kiểm tra tồn kho, RPA có thể được sử dụng cho mua sắm, giá cả, thanh toán, yêu cầu báo giá, theo dõi và nhập dữ liệu, và bảo trì và sửa chữa hệ thống. Loại bỏ sự phụ thuộc vào can thiệp thủ công cho các quy trình lặp đi lặp lại, siêu tự động hoá có thể tăng tốc độ, hiệu quả và độ chính xác.
4.3. Siêu tự động hoá trong ngành tài chính và ngân hàng
Ngành ngân hàng và tài chính đang chịu áp lực không ngừng để giảm chi phí, cải thiện hiệu quả và cung cấp trải nghiệm khách hàng cá nhân hoá và dễ dàng hơn.
Siêu tự động hoá có thể cung cấp cho nhân viên chất lượng dữ liệu cao hơn để họ có thể quản lý quy trình kinh doanh (BPM) một cách hiệu quả hơn để cung cấp thông tin cho khách hàng giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Siêu tự động hoá cũng cung cấp các hiệu quả back-end hỗ trợ 24/7 cho các ứng dụng ngân hàng và tài chính trực tuyến và các quy định và báo cáo mà nó yêu cầu. Cả hai ngành ngân hàng và tài chính đều liên quan đến khối lượng dữ liệu lớn, có thể gây khó khăn khi quản lý. Siêu tự động hoá tối ưu các nhiệm vụ liên quan, làm cho quy trình nhanh hơn, ổn định hơn và ít bị lỗi hơn. Một số ví dụ cụ thể hơn từ Gartner bao gồm:
- Airbus SE đã sử dụng siêu tự động hoá dựa trên trí tuệ nhân tạo để đọc hoá đơn chi phí và so khớp chúng với các nhà cung cấp và chi phí được chấp nhận để phát hiện các bất thường và học hỏi theo thời gian. Điều này giảm thời gian trung bình giữa việc nộp và phê duyệt báo cáo chi phí từ vài tuần xuống vài ngày và giảm gánh nặng công việc của người đánh giá hơn một nửa.
- Equinix, Inc. sử dụng công nghệ thị giác máy tính để tự động hoá quy trình thanh toán tài khoản. Họ sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học dựa trên trí tuệ nhân tạo để trích xuất dữ liệu từ các hoá đơn nhà cung cấp dựa trên PDF, chỉ để lại cho cả nhóm xử lý các ngoại lệ và trích xuất dữ liệu với độ tin cậy thống kê thấp. Điều này tiết kiệm hơn 14.000 giờ mỗi năm cho đội tài chính, tăng tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Cả ngành ngân hàng và tài chính đều phải tuân thủ nhiều quy định và yêu cầu về tuân thủ quy định. Siêu tự động hoá đã biến đổi nhiều quy trình cốt lõi của họ, giúp họ đáp ứng những yêu cầu này một cách hiệu quả hơn và giảm chi phí.
4.4. Siêu tự động hóa trong ngành bán lẻ
Siêu tự động hoá được phổ biến rộng rãi trong ngành bán lẻ. Thương mại điện tử đang chiếm ưu thế trong việc xử lý đơn đặt hàng khi có nhiều người hơn bao giờ hết đặt hàng trực tuyến và sử dụng các chương trình ưu đãi khách hàng. Sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo kết hợp với siêu tự động hoá có thể giúp tối ưu hoá các quy trình front-end của cửa hàng, chẳng hạn như tiếp thị mục tiêu thông qua đặt quảng cáo trên mạng xã hội và gửi email tiếp thị cụ thể, thực hiện ưu đãi cho khách hàng trung thành trực tuyến, nhận dạng khuôn mặt khi khách hàng vào cửa hàng và nhiều hơn thế nữa.
Siêu tự động hoá có thể giảm chi phí, cũng như cải thiện hiệu quả và độ chính xác của các quy trình back-end của cửa hàng, ảnh hưởng đến hệ thống mua sắm, thanh toán, quản lý nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho và vận chuyển.
Ngoài ra, siêu tự động hoá còn được sử dụng để theo dõi và phân tích các tiêu chí trên thị trường, chẳng hạn như giá cạnh tranh và phản hồi của khách hàng, giúp tăng tốc và đưa ra quyết định chính xác hơn, góp phần thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích về khái niệm, cách hoạt động và ứng dụng của siêu tự động hoá (hyperautomation).
Hãy liên hệ ngay với Kyanon Digital để nhận được tư vấn từ đội ngũ chuyên gia hàng đầu về siêu tự động hóa.
Nguồn: IBM
Dịch và biên tập: Kyanon Digital
