Vào thời điểm những tháng cuối cùng của năm 2023, các bộ phận trong tổ chức sẽ bắt đầu quá trình lên kế hoạch cho năm sau, Kyanon Digital cũng không là ngoại lệ. Và đó cũng là lý do Leader’s Talk #7 được tổ chức với chủ đề “Lập Kế Hoạch và Dự Toán Ngân Sách Trước Những Biến Động” để chia sẻ các câu chuyện, góc nhìn thực tế từ những anh chị đã có bề dày kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch và thực thi kế hoạch. Sự kiện được tổ chức với hình thức Talkshow.
Với sự điều phối của chị Hằng Trần (People & Culture Manager), buổi Talkshow có sự tham gia của các diễn giả:
- Anh Bảo Nguyễn – Delivery Manager (Apollo)
- Chị Anh Lê – Business Development Manager (Account & Solutions)
- Anh Amine Satouri – Account Manager (Account & Solutions)
- Chị Anh Hoàng – Senior Project Manager (PMO)
Bài viết này sẽ cho người đọc biết đâu là những cách thức và những lưu ý của các diễn giả trong quá trình lên kế hoạch trong doanh nghiệp.
1. Thấu tình hình, hiểu ta để ra định hướng
1.1. Tài chính – Chất lượng – Nguồn lực
Quan trọng nhất là mục tiêu cần đạt. Mục tiêu này không phải là một con số “đẹp”, đôi lúc mục tiêu có thể trông thật “bình thường” nhưng ít nhất nhờ có mục tiêu, đội ngũ mới có định hướng để cùng nhau đạt được nó.
Trước khi bắt tay vào lên kế hoạch, ta cần tổng hợp, đánh giá một số yếu tố, thông tin quan trọng, bao gồm:
1.1.1. Tài chính
Bắt đầu với mục tiêu từ tổ chức về doanh thu / lợi nhuận trong năm, chị Anh Hoàng sẽ đánh giá các thông số liên quan đến doanh thu và chi phí. Về tình hình kinh doanh, chị sẽ trao đổi với đội ngũ Sales để hiểu tiềm năng thị trường, cũng như hiệu suất của đội ngũ Sales. Từ đó nắm được thông tin về pineline dự án.
1.1.2. Nguồn lực
Trong quá trình lên kế hoạch về nguồn lực, chị Anh Hoàng trước hết sẽ liên hệ bộ phận Nhân sự để có được các thông tin cần thiết như chi phí nhân sự, năng lực hiện tại của đội ngũ, cũng như tỉ lệ nghỉ việc (Turnover Rate). Dựa trên những thông tin đó, chị có thể lên kế hoạch tuyển dụng, dự trù nguồn lực phù hợp nhất cho dự án, cũng như kế hoạch phát triển đội ngũ hiện tại.
Với anh Bảo, việc lập kế hoạch trong ngắn hạn thì sẽ là lập kế hoạch để deliver các dự án cụ thể theo nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, có thể lập kế hoạch dài hạn thông qua việc nắm bắt các insights ngay trong quá trình làm với khách hàng, như nhu cầu khách hàng, nhu cầu thị trường,… cần tập trung vào những kỹ năng nào, thì sẽ lên kế hoạch đào tạo đội ngũ sớm để có thể đáp ứng nhu cầu trong tương lai; hoặc dựa vào định hướng của tổ chức trong dài hạn, chiến lược kinh doanh,… để từ đó xác định kế hoạch đào tạo đội ngũ trong dài hạn.
1.1.3. Những yếu tố quan trọng không kém khác
- Để mọi người chuẩn bị tốt cho việc lên kế hoạch, chị Anh Hoàng cho rằng chúng ta cần có kế hoạch cho việc lên kế hoạch (Plan of Planning). Bởi vì, làm kế hoạch là một quá trình, người lead cần chia nhỏ các giai đoạn mục tiêu cần hoàn thành để hoàn thành việc lên kế hoạch.
- Như đã chia sẻ, với chị Anh Hoàng, để lên được kế hoạch cho bộ phận, điều quan trọng là người lead không nên chỉ lên kế hoạch 1 mình, mà phải phối hợp liên tục với các bộ phận khác.
- Sau khi lên kế hoạch, quan trọng là người lead cũng phải có “communication plan” cho các bên liên quan và đội ngũ của mình để cả tập thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Cuối cùng là khi không có quá nhiều dữ liệu để thu thập trong nội bộ tổ chức, chị sẽ tham khảo các dữ liệu tiêu chuẩn của thị trường và của ngành.
1.2. Yếu tố bên ngoài cần lưu ý
Yếu tố bên ngoài thường là các yếu tố chúng ta khó kiểm soát được và phải linh hoạt thích nghi.
Với anh Bảo Nguyễn, yếu tố bên ngoài anh quan tâm nhất trong quá trình lên kế hoạch là:
- Khách hàng là ai? Trong quá trình lên proposal cho khách, thì tuỳ theo đối tượng khách hàng là ai, tầm quan trọng của khách hàng này với công ty chúng ta mà ta lên những chiến lược phù hợp để win khách hàng. Khi đã win rồi, thì lên kế hoạch để có thể deliver được “bằng mọi cách”.
- Rủi ro: Nhận thức rủi ro khi kế hoạch bị thất bại là một loại “động lực” giúp chúng ta “tỉnh thức” khi lên kế hoạch. Ví dụ có dự án nếu không thực hiện đúng tiến độ, công ty sẽ phải “đền bù” một mức rất cao. Khi nhận thức rõ được các rủi ro có thể xảy ra, chúng ta sẽ lên kế hoạch một cách chặt chẽ hơn, các thành viên trong team cũng cam kết với mục tiêu được đề ra theo kế hoạch hơn.
2. Đâu là những thử thách trong quá trình lên kế hoạch?
COVID, sự thay đổi của thị trường,… là những thứ mà chị Anh Lê đã từng trải qua dẫn đến việc chị phải ngay lập tức thay đổi hoàn toàn kế hoạch đã đề ra trước đó. Không có kế hoạch nào là hoàn hảo, việc “đập đi xây lại” là hoàn toàn bình thường, quan trọng là ta phải luôn sẵn sàng thích nghi, đón đầu và có phương án dự phòng trước những rủi ro có thể ập tới bất cứ lúc nào.
Theo quan điểm của Amine, đôi lúc thử thách xuất phát từ chính người lên kế hoạch. Chúng ta luôn muốn lên kế hoạch theo các kịch bản lý tưởng mình mong muốn xảy ra, mà lại không dựa vào thực tế. Ta nên bám sát thực tế, phải làm trước để hiểu tình hình, rồi lên kế hoạch dựa trên đó. Sau đó, trong quá trình, thực hiện kế hoạch, chúng ta phải luôn linh hoạt theo dõi và điều chỉnh với kế hoạch của mình cho phù hợp. Một kế hoạch thất bại là kế hoạch không phù hợp với tình hình thực tế.
3. Các “Key Take-aways” sau buổi Leader’s Talk: Kinh nghiệm lên kế hoạch/hoạch định ngân sách hiệu quả trong bối cảnh nhiều biến động và rủi ro
Chị Anh Lê:
Quan trọng nhất là phải rõ mục tiêu, mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể ngay từ ban đầu thì càng dễ dàng đạt được nó. Luôn luôn phải có “Option B” – Luôn phải chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng đi kèm với kế hoạch ban đầu để đề phòng tình huống xấu và rủi ro xảy ra. Để một kế hoạch sát với thực tế nhất và tăng khả năng thành công, ta nên nhờ sự tư vấn của những mentor có chuyên môn, những người đã có kinh nghiệm triển khai trước đó.
Anh Bảo Nguyễn:
Có một kế hoạch ban đầu là một bước khởi đầu tốt, dùng nó như một “người dẫn đường” đưa ta đến mục tiêu. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là phải luôn luôn xem xét, đánh giá kế hoạch, “retro” liên tục để điều chỉnh kế hoạch, chứ không phải làm xong kế hoạch rồi để đó. Anh hầu như không “tin tưởng” bất kể ai trong quá trình thực hiện, đánh giá lại kế hoạch. Với anh, không nên chỉ nghe thông tin từ một nguồn, mà phải đánh giá, nghe từ nhiều nguồn thì mới có thể đảm bảo hạn chế rủi ro ở mức tối thiểu. Để lên kế hoạch tốt, ta có thể học theo những “người khổng lồ” – tham khảo những chiến lược từ những công ty đầu ngành, những ông lớn.
Anh Amine Satouri:
Sometimes having a perfect plan is not a good thing. I know many business owners who plan too carefully from A to Z, but they never actually do. I think you should just do it first. Do it, then you can plan later.
Chị Anh Hoàng:
Khi lên kế hoạch, lúc nào chúng ta cũng cần dựa vào các thông số. Số liệu ta thu thập được càng cụ thể, càng nhiều thì khả năng thành công càng cao. Khi thực tế thay đổi thì phải điều chỉnh kế hoạch ngay để thích ứng với tình hình thực tế. Tùy vào mỗi giai đoạn và mức độ rủi ro, chúng ta sẽ lên kế hoạch dự trù khác nhau.
Các ý tưởng khác:
- Trước khi lên kế hoạch, có 2 thứ cần xem xét kỹ lưỡng:
- Những yếu tố, thông tin nào ta cần phải xem xét, thu thập – từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Trong những yếu tố đó, cái nào độ rủi ro thấp, ít thay đổi, ta có thể kiểm soát tốt. Ngược lại, những yếu tố nào dễ biến động, mang tính rủi ro cao. Khoanh vùng những yếu tố rủi ro, và tuỳ theo mức độ rủi ro thì nên có những kế hoạch dự phòng phù hợp.
- Những đối tượng (stakeholders) nào có liên quan đến quá trình ta lên kế hoạch (như bộ phận tài chính, bộ phận kinh doanh,…). Align thông tin với các đối tượng này càng sớm càng tốt để có một kế hoạch gần với thực tế và có thể triển khai hiệu quả.
Buổi Leader’s Talk #7 với sự tham gia của hơn 20 quản lý và thành viên chủ chốt của Kyanon Digital, kết thúc với những kinh nghiệm lên kế hoạch vô cùng hữu ích của các diễn giả.
Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng, nguồn tham khảo trong việc lên kế hoạch năm tới cho bộ phận của mình trong năm tới. Hãy cùng đón chờ chủ đề của Leader’s Talk #8 nhé!
